仕事をしていて同じ失敗を繰り返してしまうことは誰にでもあることです。ただ同じ失敗をできるだけ避ける方法というのは、あります。
今回は、同じ失敗を避けるために行うべき、7つの行動に関して見ていきます。
1. 気持ちに頼らない
失敗をしたときに、「次は絶対同じミスはしない」「今度はもっと気をつけて作業しよう」、と言う気持ちになることは、誰でもあります。
もしその失敗が大きなミスであればあるほど、その気持ちは強いかも知れません。
ただ、人間は「忘れる生き物」です。これは、仕方がないものです。
「同じミスはしない」という気持ちは、失敗の直後は強いのですが、その後、どんどん弱くなっていきます。
一定の時間がたってしまえば、また前と同じような状態に戻ってしまいます。
「気持ちに頼って失敗をなくす」ことはできません。
2. 記憶に頼らない
失敗したときに、「●●をしたから失敗をした、今度からは××の作業をしよう」、と考えることもあります。
例えば、ある特定の作業でミスをしてしまったため、今度から同じ作業をするときは、必ず特定の箇所を2重チェックするように作業する、などです。
ミスを避けるために、失敗の時の行動を覚えておき、それをしないようにすることもあります。
ただこれも1番と同じですが、人間は忘れる生き物なのです。
失敗直後には気をつけていた行動も、時間がたつにつれて忘れてしまいます。頻繁に行うような作業でなければ、その傾向は強くなります。
そして、同じ失敗をいつかまた繰り返してしまうのです。
「記憶に頼って失敗をなくす」こともできません。
3. メモに頼らない
気持ちも記憶も頼りにならないのであれば、メモに残しておこうと言う考えも当然でてきます。
ただ、メモはしないよりはましですが、メモに頼って失敗をなくすことは難しいです。
メモは、1度書いてしまうとそれで安心してしまい、後で見返さないことが多いです。
またメモの数が増えてしまえば、そもそも大切な内容がどこにあるかも分からなくなります。
本当に大事なことであり、いつも目に見えるところに張っておく、ぐらいの内容になれば役に立つかも知れませんが、手帳のどこかにメモしたような行動では、ミスを減らすことは難しいです。
4. 対処策ではなく根本原因を考える
失敗をしないために大切なことは、なぜ失敗したのかの「根本原因」を考えることです。
何か問題が発生すると、多くの場合、「対処策」をまず考えようとしてしまいます。
例えば、確認漏れによりミスをしたから、「必ず二重チェックをする」という対処方法です。
どうすればこのミスをなくすことが出来るかという行動を考えるのです。ただこれでは、結局気持ちや記憶に頼った対応策となり、いつかまた同じ失敗をする可能性が高いです。
そうではなく、「なぜ確認を漏れをしたのか」「そもそもこの作業は必要か」「そもそもこの工程自体必要か」と、問題が『なぜ』発生しているのかという「根本的な原因」を考えていくことが、ミスを繰り返さないためには必要です。
例えば「確認漏れ」がなぜ発生するのかというと、同じような情報が続いているため確認がしづらいことに原因があるのかも知れません。そうすると、データの組み方自体を変えた方が良いかもしれませんし、そもそも、もっと上流工程で方法を変更する必要があるのかも知れません。
このように根本原因を考えていくことで、これまで考えていなかった方法で解決策が見つかることは、問題解決においてはよくあることです。
5. システム化・自動化を考える
では失敗の根本原因まで考えたとして、具体的に失敗をなくすためには、どのように行動すれば良いでしょうか。
失敗をなくすためには、自らが何らかの作業を行う事によって対応しようとするよりは、「システム化」「自動化」で対応できないか、考えた方が良いです。
例えば、手帳にスケジュールをいつもメモしていたのに、大事な打ち合わせを忘れる、という失敗をしたとします。手帳のスケジュールを見落としていました。
ここで、「気持ち」「記憶」に頼るのであれば、これからは絶対見落とさないようにする、赤字で書いておく、毎朝手帳を確認する、などと言った対応策があるかも知れません。
しかし根本原因を考えてみると、「手帳にメモしていたから忘れた」ということに突き当たりました。
そこで、手帳にスケジュールはメモするのですが、同時にスマホにスケジュールの通知アプリを入れておき、予定を事前に通知するように「自動化」する、といったような対応です。
自らの記憶や気持ちに頼らず失敗をなくすためには、できる限り、自分ではない「システム」が「自動」で行える方法を考えることが良いです。
その時、「根本原因」まで考えておくことで、どの様な「自動化」ができるか、単なるその場しのぎではない対応策が出てくるはずです。
6. 効率化を考える
システム化・自動化と共に「効率化」もできないか、考えてみることも大事です。
失敗する作業というのは、実は「冗長」で「不要」な「面倒」な作業であることも多いのです。
作業自体を「効率化」することが出来れば、失敗する作業自体がなくなることもあるのです。
先の「システム化」「自動化」の例で言えば、そもそも手帳でスケジュールを管理しているという「冗長」な作業のために失敗が起こっているのかも知れません。
全てシステム化し、オンラインでスケジュール管理をすれば、より「効率的」に失敗をなくすことが出来る場合もありまりす。
作業工程全体を見直してみて、どこかで余分な作業はないか、効率化出来ないかを突き詰めていくと、自然と失敗の可能性を減らすことが出来るのです。
7. とにかく失敗したときに考える
失敗したときに大切な7個目は、とにかく失敗したときに考えてみる、と言うことです。
多くの場合、失敗をしても考えることなく、そのまま過ぎ去ってしまいます。
「今度は気をつけよう」「同じミスはしないぞ」と思っても、そこで深く原因まで考えることはありません。
ただ、そこで1度立ち止まり、失敗を「根本原因」まで掘り下げて考えてみる行動があれば、次回同じ失敗を防げる可能性が飛躍的に高まります。
そのためには、失敗したその時すぐに考える習慣が大切です。
失敗は自分が成長する機会と捉えるのです。後で後でと先延ばしにしていると、結局その機会を逃してしまうことになってしまいます。
そして先延ばしにした失敗は、わざわざ後でもう1度考えることもありません。
何か失敗をしたときにその都度考える習慣を付けておけば、同じ失敗を繰り返さないだけでなく、失敗を通して成長していくことも出来るのです。
ペンギン探偵の考察
失敗は、自分がしたときにも嫌になるものですが、いつも一緒に働いている人が、いつも同じような失敗を繰り返していると、もっと嫌になることもあります。
なぜあの人はいつもあの失敗を繰り返しているんだろう、もっと気をつけてくれれば良いのに、なぜ直さないのかなどと、イライラすることもあります。
自分の失敗だけでなく、このよなうチームの中の失敗も、今回見たような「根本原因」を考えることで改善できることは多いです。
日々の細かいことであっても見逃さず、常に考えて行動することにより、負のイメージも良い経験に変えることが出来ます。
